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Una academia de baile donde los alumnos se inscriben, pagan y marcan asistencia solos
Latins Dance Company
Latins Dance Company dejó de enviar más de 100 links de pago al mes y de pasar lista a mano. Hoy sus alumnos se inscriben, pagan y marcan asistencia solos, y sus fundadores recuperaron tiempo para enseñar, entrenar y estar con su familia.
- Rol de Outside
- Diagnóstico, diseño, desarrollo e implementación, con acompañamiento después del lanzamiento
- Duración
- 6 meses
- Plataformas
- Sitio web, asistencia desde el teléfono y panel de administración
- Entregables
- Web con inscripción y pago en línea, asistencia en un toque, panel de alumnos y finanzas, y procesos y correos automáticos
// Impacto en números
Links de pago al mes que ya no se envían a mano
Personas por clase sin pasar lista
Para que el alumno marque su asistencia
Nos beneficia muchísimo: nos facilita y nos minimiza tiempo que perdíamos antes.
// El reto
La escuela crecía, pero la administración seguía siendo manual y les quitaba a Karla y Elías el tiempo que debían dedicar a enseñar.
Latins es una escuela de salsa y bachata para niños y adultos, fundada en 2015, que se distingue por la comunidad que hace con sus alumnos. En los primeros tres días de cada mes enviaban entre 100 y 120 links de pago, cada uno para el paquete correcto. En cada clase pasaban lista a unas 40 personas y después armaban el reporte.
No era fácil saber quién había pagado, qué paquete tenía cada alumno ni cuánto se iba a cobrar en el mes, y los interesados preguntaban por mensaje y a veces se quedaban con dudas antes de inscribirse.
// Lo que construimos
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Una web que inscribe, no solo una vitrina
Toda la información de la academia —horario, reglamento, autorización de uso de imágenes— y los paquetes con precio y beneficios, con pago en línea directo con Wompi. El formulario sirve para adultos y menores; en el caso de menores, pide los datos de los encargados, notas médicas y las aceptaciones obligatorias.
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Asistencia en un solo toque
El alumno marca su llegada desde el teléfono en la puerta del salón, sin cuenta ni contraseña. Después de la primera vez, su teléfono queda reconocido. Solo ve las clases que le corresponden, nunca pasa de las horas de su paquete y, si su pago está pendiente, el sistema le recuerda la fecha límite.
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Toda la escuela en un panel
El perfil, los pagos y la asistencia de cada alumno; quién vino hoy, por clase; el horario y los paquetes, que se editan sin depender de un programador; y cuánto se espera cobrar en el mes frente a lo que ya se confirmó.
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Cobros que se ordenan solos
El día 1 todos los alumnos activos pasan a «pago por confirmar»; el día 6, quien no pagó queda como moroso y recibe un aviso. Cada día se avisan las matrículas que vencen, y los correos de bienvenida, cambio de paquete y pago pendiente salen solos. Si el alumno es menor de edad, le llegan a sus padres.
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Ajustado con el uso real
Acompañamos a la escuela después del lanzamiento. Cuando vimos que los alumnos olvidaban su código, simplificamos la asistencia a un solo toque.
// El impacto
Cobrar y pasar lista, las dos tareas que más tiempo consumían, ya no dependen del staff.
El alumno entra a la web, elige su paquete y paga; llega a clase, marca asistencia con su teléfono y el reporte se genera solo. Pagos, paquetes, asistencia y finanzas están en un solo panel, y la web dejó de ser una vitrina para volverse el camino directo a la inscripción: «Todo está claro y específico en la web, y eso nos ha hecho que la escuela se vea con un perfil diferente», dice Elías.
Con una agenda apretada y una bebé en casa, el tiempo recuperado se nota en el día a día: ahora les queda más para dar otras clases, para prepararse y para entrenar a su hija.
// academias, gimnasios y escuelas
¿Tu institución se parece a Latins?
Lo que construimos sirve para academias de baile, música, arte e idiomas, gimnasios y estudios, escuelas deportivas y centros de formación: cualquiera que venda paquetes, tenga asistencia recurrente y cobre cada mes. Agenda una reunión y te mostramos el ecosistema de Latins funcionando.